업무분장 > 업무흐름 > 규정(절차서)

업무분장표 > 업무흐름도 > 규정(절차서)

1. 절차서는 무엇인가?
절차서를 알기 위해서는 그 이전에 반드시 알아야 할 것이 있는데 모든 업무의 기본중에 기본인 <업무 파악>이라는 것이다. 대부분의 사람이 이 <업무파악>이라는 것을 명확하게 못하니까 나머지 뒷공정에서 발생되는 모든 일들이 개판으로 치닫는 것이다. 업무파악을 하여 <업무분장표 또는 직무분장표>를 잘 만들어 놓고 이것을 근거로 <업무흐름도>를 또한 제대로 만들어 놓아야 한다.

그 다음에 <업무흐름도>를 근거로 절차서라는 것을 만드는 것이다. 그럼 절차서는 무엇인가? 바로 <규정>이라는 것이다. 업무흐름도를 가지고 6하 원칙에 의하여 업무 절차를 문장으로 풀어 놓은 것이다. 업무흐름도는 그림과 도표로 된 업무를 이해하기 위한 도표라면 절차서 또는 규정은 업무를 실행하기 위한 근거가 되는 문서이다. 간혹 어떤 또라이들이 조그만 기업들은 절차서는 필요없고 업무흐름도만 있어도 된다고 말씀들은 하지만 그렇지 않다. 예를 들면 대한민국 판사들이 판결을 할 때 법규 흐름을 가지고 이해를 가지고 판결을 해야 하나? 아니면 명확한 어떤 규정된 문장에 의하여 명시된 법규를 가지고 판결을 해야 하나?

2. 규정은 무엇인가?
규정과 절차서는 어떤 차이가 있을까? 아무런 차이가 없다. 절차서라는 것은 모든 규정들을 통틀어 단 한마디로 말할 때 절차서라는 것이다.

3. 지침서
지침서는 절차서를 보완하는 하위 문서이다.
영업관리규정을 보완하는 "견적지침"
생산관리규정을 보완하는 "작업표준"
검사/시험규정을 보완하는 "검사규격"
문서/기록관리규정을 보완하는 "양식" 등
절차라는 것은 업무의 마디 마디가 연결되어지고 각 부서간의 업무를 연결시켜주는 것이라면 지침서는 세부적인 단위 작업지침으로 담당자, 작업자 등이 주로 혼자서 일하는 것이다. 절차서만 가지고서는 모든 업무를 다 포용할 수 없는 것이라서 그 절차에서 다 못다 푼 업무를 지침서로 표현하는 것이다.

4. 사규
사규는 크게 <회사규정> 좁게는 <회사규격>을 의미하는 말로서 회사규정을 생각하면 될 것이다.
그럼 작업표준, 도면은 사규인가? 아닌가? 물론 사규이다.
절차서인 규정이 관리자들에게 적용되는 사규라면 지침서인 규격, 표준은 담당자/작업자들에게 적용되는 사규인 것이다.절차서(규정)도 사규, 지침서도 사규인 것이다. 상기 처럼 각 문서의 종류를 이해하려면 먼저 <문서>라는 개념을 명확하게 알아야 한다.

5. 문서
문서라는 것이 도대체 무엇이며, 왜 만들어야 하며, 만들어서 무엇을 할 것이며, 누가 활용/실행할 것이며, 어디까지나 적용할 것이며, 심사용인지 아니면 인사/급여/자금처럼 실제 업무에 적용할 것인지에 따라서 모든 시스템이 개판인가? 사람판인가?로 변하게 되는 것이다.

출처: http://cafe.daum.net/halmifloweryou/84bD/1277